Karta pobytu 2026: ile czeka pracownik z zagranicy i co w tym czasie musi pilnować pracodawca
Wniosek złożony, a decyzji nie ma od miesięcy. Pracownik pyta, czy może jechać do domu na święta, kadry pytają, czy wolno go dalej zatrudniać. Tu jest odpowiedź w jednym miejscu.
Karta pobytu w 2026: ile czeka Twój pracownik i czego w tym czasie pilnujesz jako firma
Wniosek złożony, a decyzji nie ma od miesięcy. Pracownik pyta, czy może jechać do domu na święta, kadry pytają, czy wolno go dalej zatrudniać. Tu jest odpowiedź w jednym miejscu.
Expat Essentials Poland · stan prawny i dane: październik 2026 · około 8 minut czytania
W skrócie: na decyzję w sprawie pobytu czasowego czeka się dziś średnio około 11 miesięcy, a w Warszawie nawet ponad rok. Ustawowe terminy załatwienia spraw pobytowych są zawieszone do 4 marca 2027 r., więc nie da się ich „wymusić”. Pracownik może w tym czasie pracować, jeśli złożył wniosek w trakcie legalnego pobytu i bezpośrednio wcześniej miał prawo do pracy. Firma musi pilnować dokumentów, warunków z zezwolenia i terminów zgłoszeń.
1. Ile się czeka na kartę pobytu w 2026 roku?
Przepisy przewidują terminy liczone w dziesiątkach dni, ale te terminy dziś nie biegną. Na podstawie art. 100d specustawy o pomocy obywatelom Ukrainy do 4 marca 2027 r. terminy załatwiania spraw o zezwolenia pobytowe nie rozpoczynają się, a rozpoczęte są zawieszone. To dotyczy wszystkich cudzoziemców, nie tylko obywateli Ukrainy.
Skala jest duża: w 2025 r. wojewodowie przyjęli 508 109 wniosków o pobyt czasowy, a do 1 czerwca 2026 r. kolejne 212 153 (dane MSWiA przekazane Rzecznikowi Praw Obywatelskich). Według danych opisanych przez RMF FM we wrześniu 2026 r. średni czas oczekiwania na decyzję o pobycie czasowym wynosi około 340 dni.
Różnice między województwami są ogromne. Poniżej szacunki kancelarii Legalsol z lipca 2026 r. To orientacyjne widełki, nie oficjalne statystyki urzędów:
Województwo (urząd)
Typowy czas oczekiwania
Mazowieckie (Warszawa)
9–14 miesięcy
Dolnośląskie (Wrocław)
6–12 miesięcy
Małopolskie (Kraków)
5–10 miesięcy
Wielkopolskie (Poznań)
5–9 miesięcy
Śląskie (Katowice)
5–9 miesięcy
Pomorskie (Gdańsk)
4–8 miesięcy
Zachodniopomorskie (Szczecin)
4–7 miesięcy
Co to oznacza dla firmy: planuj tak, jakby decyzja miała przyjść za rok. Nie obiecuj pracownikowi konkretnej daty i nie uzależniaj od niej awansu, zmiany umowy ani wyjazdu służbowego.
2. Czy pracownik może pracować, czekając na decyzję?
Tak, jeśli spełnia warunki. Państwowa Inspekcja Pracy opisuje to tak: podstawą pobytu cudzoziemca, który pracuje w Polsce, może być potwierdzenie złożenia wniosku o pobyt czasowy, stały albo rezydenta długoterminowego UE, „pod warunkiem że bezpośrednio przed złożeniem wniosku cudzoziemiec był uprawniony do wykonywania pracy”.
W praktyce sprawdzasz trzy rzeczy:
Wniosek złożony w trakcie legalnego pobytu. Od 27 kwietnia 2026 r. wnioski składa się wyłącznie przez MOS.
Wniosek bez braków formalnych albo braki uzupełnione w terminie wyznaczonym przez wojewodę.
Prawo do pracy tuż przed złożeniem wniosku i ważna podstawa do pracy teraz: zezwolenie, oświadczenie, powiadomienie albo zwolnienie z tego obowiązku.
Paszportowy stempel już nie istnieje. W nowej procedurze zastępuje go zaświadczenie z MOS, dostępne po weryfikacji wniosku przez urząd wojewódzki. UPO potwierdza tylko techniczne wysłanie wniosku. W aktach osobowych trzymaj kopię paszportu, UPO i zaświadczenia. PIP przypomina, że kopię dokumentu uprawniającego do pobytu przechowuje się przez cały okres pracy i dodatkowo przez 2 lata.
3. Co firma robi w MOS
Przy wniosku o pobyt czasowy i pracę pracodawca wypełnia i podpisuje Załącznik nr 1 w systemie MOS. Kilka rzeczy, które zaskakują działy kadr:
Podpisuje osoba uprawniona do reprezentacji firmy, profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Ustal wcześniej, kto w firmie to zrobi.
Link do załącznika z MOS jest ważny 30 dni, a wersji roboczej nie da się zapisać. Przygotuj dane wcześniej: stanowisko, wymiar, wynagrodzenie, miejsce pracy, rodzaj umowy.
Dane w załączniku muszą zgadzać się z umową. Każda rozbieżność to wezwanie do uzupełnienia i kolejne tygodnie czekania.
4. Czego pilnować przez cały okres oczekiwania
Sytuacja
Co zrobić
Wezwanie na odciski palców
Pracownik musi stawić się osobiście. Wyznaczony termin to co najmniej 7 dni od wezwania. Zaplanuj nieobecność, nie przekładaj jej „bo jest grafik”.
Wezwanie do uzupełnienia dokumentów
Terminy są krótkie. Ustal, kto w firmie odbiera dokumenty od pracownika i odpowiada na pytania o umowę.
Zmiana stanowiska, wymiaru, pensji
Najpierw sprawdź, czy zmiana mieści się w warunkach zezwolenia. Zmiany warunków pracy lub adresu do korespondencji zgłasza się wojewodzie poza MOS: pismem albo na adres do e-Doręczeń.
Kończy się umowa lub ważność dokumentu
Wpisz daty do kalendarza z przypomnieniem 90, 60 i 30 dni wcześniej.
Pracownik odchodzi
Przy zezwoleniu jednolitym firma zawiadamia wojewodę na piśmie w ciągu 15 dni roboczych. Przy zezwoleniu na pracę: w ciągu 7 dni. Wyrejestrowanie z ZUS: 7 dni.
5. Wyjazd za granicę w trakcie sprawy
To najczęstsze pytanie przed świętami. Zaświadczenie z MOS ani UPO nie są dokumentem podróży i same nie uprawniają do podróżowania po strefie Schengen ani do powrotu do Polski. Pracownik może wyjechać i wrócić tylko na innej ważnej podstawie, np. ważnej wizie wielokrotnego wjazdu albo ruchu bezwizowym z wolnymi dniami w limicie 90/180.
Dla firmy to praktyczne ryzyko: pracownik, który wyjedzie bez takiej podstawy, może nie wrócić na zmianę w styczniu. Zanim zatwierdzisz urlop z wyjazdem, poproś go o sprawdzenie podstawy powrotu. Więcej przykładów (po angielsku) jest w artykule „Can You Leave Poland and Come Back?”.
6. Ile kosztuje pomyłka
Naruszenie
Grzywna
Nielegalne powierzenie pracy (także praca na innych warunkach niż w zezwoleniu)
3 000–50 000 zł za każdego cudzoziemca
Brak umowy w języku zrozumiałym dla pracownika lub tłumaczenia
1 000–3 000 zł
Brak wymaganych powiadomień urzędu
500–5 000 zł
BEZPŁATNA CHECKLISTA PDF
Pracownik z zagranicy: pierwsze 90 dni
Dwie strony do wydruku: co sprawdzić przed pierwszym dniem, co zgłosić w 7 dni, MOS i Załącznik nr 1, odejście pracownika i aktualne kary. Do odhaczania po kolei.
Czy mogę przyspieszyć decyzję w sprawie pracownika?
Do 4 marca 2027 r. terminy są zawieszone, więc ponaglenie czy skarga na bezczynność mają ograniczoną skuteczność. Najwięcej czasu oszczędza kompletny wniosek bez braków formalnych i szybka odpowiedź na wezwania.
Czy pracownik z zaświadczeniem z MOS może zmienić pracodawcę?
Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę jest powiązane z konkretnym podmiotem i warunkami pracy. Zmiana pracodawcy w trakcie postępowania wymaga zgłoszenia wojewodzie i sprawdzenia podstawy do pracy u nowej firmy. Nowy pracodawca nie powinien dopuścić do pracy, zanim tego nie zweryfikuje.
Co, jeśli wniosek zostanie odrzucony?
Decyzja odmowna nie jest od razu ostateczna, przysługuje odwołanie do Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców. Sprawdź jednak, czy pracownik nadal ma podstawę pobytu i pracy. To indywidualna sprawa, w której warto skonsultować się z prawnikiem.
Moi pracownicy ciągle pytają o to samo. Jak to ogarnąć?
Większość pytań powtarza się: wypłata i ZUS, bank, PESEL, karta pobytu i MOS, NFZ, 800+. Przygotowujemy dla firm pakiet „First 90 Days in Poland”: przewodnik po angielsku z logo firmy plus 30 dni odpowiedzi na pytania pracowników.
DLA FIRM
Odpowiedz raz. Całemu zespołowi z zagranicy.
Pakiet onboardingowy po angielsku z Twoim logo i 30 dni odpowiedzi na pytania pracowników. 990 zł za lokalizację. Bezpłatny wzór na życzenie.
Materiał informacyjny Expat Essentials Poland, nie porada prawna. Czas oczekiwania w Twojej sprawie może być inny. W sprawach indywidualnych decyduje wojewoda prowadzący postępowanie.
Sometimes the language. Sometimes a useful service. Sometimes help with a process that is free at the official source. Here is how to tell the difference.
Help us make our guides better. We use essential cookies to run this site. If you agree, we also use analytics cookies to see which guides actually help expats, and marketing cookies to measure our ads. You can change your choice anytime in Cookie settings in the footer.
